PETTY CASH (KAS KECIL) Part 1

METODE IMPREST FUND 

Metode imprest fund dalam pengelolaan petty cash (kas kecil) adalah sistem pengelolaan dana kas kecil di mana jumlah dana yang tersedia selalu tetap (tetap atau “imprest”). Artinya, perusahaan menetapkan jumlah tertentu sebagai dana kas kecil dan setiap pengeluaran dicatat, lalu dilakukan pengisian kembali (reimbursement) agar saldo kas kecil kembali ke jumlah semula.

Cara kerja metode imprest fund:

1. Penetapan dana awal: Perusahaan menetapkan jumlah tetap untuk kas kecil, misalnya Rp1.000.000.
   
   
2. Pengeluaran dicatat: Setiap kali ada pengeluaran (misalnya untuk beli ATK atau bayar parkir), dilakukan pencatatan dengan bukti transaksi.
   
   
3. Tidak langsung dicatat di buku besar: Setiap transaksi tidak langsung dicatat di buku besar, tetapi hanya dicatat pada catatan kas kecil.
   
   
4. Pengisian kembali: Saat dana menipis atau pada akhir periode, kasir mengajukan pengisian kembali sesuai jumlah yang telah dikeluarkan. Misalnya, jika sudah dipakai Rp500.000, maka akan diisi kembali sebesar itu.
   
   
5. Pencatatan pengisian: Pada saat pengisian kembali, barulah seluruh pengeluaran dicatat dalam buku besar sesuai dengan jenis bebannya.
   

Contoh:

• Dana awal: Rp1.000.000.
• Pengeluaran: Rp200.000 untuk ATK, Rp300.000 untuk transportasi.
• Sisa dana: Rp500.000.
• Pengisian kembali: Rp500.000 → saldo kembali ke Rp1.000.000.

Kelebihan metode ini:

• Memudahkan pengendalian dana kecil.
• Mengurangi risiko penyalahgunaan.
• Mempermudah akuntansi karena pencatatan beban dilakukan sekaligus saat reimbursement.

Dalam metode imprest fund, tanggal pengisian kembali kas kecil tidak bersifat tetap, melainkan dilakukan berdasarkan kebutuhan. Namun, secara praktik umum, ada dua pendekatan yang biasa digunakan:

1. Pengisian kembali secara berkala (periode tertentu)

• Misalnya: setiap akhir minggu atau akhir bulan, tergantung kebijakan perusahaan.
• Cocok untuk perusahaan yang ingin pengendalian rutin dan konsistensi pencatatan akuntansi.

2. Pengisian kembali berdasarkan jumlah kas tersisa

• Dilakukan setiap kali dana kas kecil mendekati habis, tidak tergantung tanggal.
• Cocok untuk perusahaan dengan aktivitas kas kecil yang tidak menentu.

Jadi, tanggal pengisian kembali bisa fleksibel, tergantung:

• Frekuensi penggunaan.
• Kebijakan internal perusahaan.
• Kebutuhan akuntansi (misalnya pencatatan bulanan).

Seluruh transaksi kas kecil (baik pengeluaran maupun pengisian kembali) dicatat di laporan keuangan pada akhir bulan atau saat dilakukan pengisian kembali, bukan saat terjadi transaksi harian.

Dalam metode imprest fund, pengeluaran kas kecil tidak langsung dicatat di jurnal umum atau laporan keuangan saat terjadi, melainkan:

• Dicatat dulu secara internal di buku kas kecil (oleh petugas kas kecil).
• Saat dana diisi kembali (biasanya di akhir bulan), baru dilakukan pencatatan akuntansi resmi sebesar total pengeluaran selama periode tersebut.
• Sesuai kebijakan Perusahaan.

Pencatatan jurnal di akhir bulan saat pengisian kembali:

[Debit] Beban ATK                 Rp300.000 

[Debit] Beban Transportasi     Rp200.000 

     [Kredit] Kas / Bank                 Rp500.000

Keuntungan pencatatan di akhir bulan:

• Praktis, cukup satu jurnal ringkasan.
• Memudahkan rekonsiliasi dan pengendalian.
• Menghindari beban administrasi pencatatan terlalu banyak.