PETTY CASH (KAS KECIL) Part 2

 

METODE FLUCTUATIVE FUND

Petty cash metode fluctuative fund (atau metode fluktuatif) adalah sistem pengelolaan kas kecil di mana jumlah saldo kas kecil tidak tetap, karena setiap pengeluaran langsung dicatat dalam jurnal dan pengisian kembali dilakukan sesuai kebutuhan, tanpa harus mengembalikan saldo ke jumlah tetap.

Ciri-ciri metode fluctuative fund:

1. Saldo tidak tetap, berbeda dari metode imprest yang selalu dikembalikan ke nominal awal.
2. Setiap pengeluaran langsung dicatat di jurnal umum sesuai jenis transaksi.
3. Pengisian kembali bisa berapa pun sesuai kebutuhan, tidak harus senilai dengan yang dikeluarkan.
4. Tidak ada ketetapan waktu atau jumlah tetap untuk top-up dana.

Contoh:

Dana awal kas kecil Rp1.000.000

Tanggal 3: Digunakan Rp300.000 untuk ATK

Jurnal:

[Debit] Beban ATK Rp300.000  

      [Kredit] Kas Kecil Rp300.000

  

Tanggal 7: Digunakan Rp200.000 untuk bensin

Jurnal:

[Debit] Beban Transportasi Rp200.000  

      [Kredit] Kas Kecil Rp200.000

Tanggal 10: Diisi lagi Rp500.000

Jurnal:

[Debit] Kas Kecil Rp500.000  

      [Kredit] Kas/Bank Rp500.000

Metode fluktuatif cocok digunakan bila:

• Volume transaksi kas kecil tinggi dan perlu dicatat real-time.
• Perusahaan butuh fleksibilitas dana.
• Tidak masalah jika saldo kas kecil naik turun.

Metode fluktuatif menekankan pencatatan real-time atas setiap transaksi kas kecil agar saldo kas kecil selalu mencerminkan kondisi sebenarnya. Tujuan utamanya adalah transparansi dan fleksibilitas.

Selain itu, jika menunda pencatatan sampai akhir bulan, laporan keuangan tidak akan mencerminkan beban sebenarnya yang terjadi di tanggal-tanggal tersebut, sehingga bisa memengaruhi:

• Akurasi laporan laba rugi per periode.
• Relevansi laporan keuangan untuk pengambilan keputusan.
• Audit trail (jejak transaksi).

Pengisian kembali juga harus dicatat saat terjadi, setiap top-up kas kecil harus langsung dicatat dalam jurnal saat dilakukan.

Namun begitu, bisa saja dicatat pada akhir bulan, asal memenuhi syarat tertentu. 

Jika:

• Kasir mencatat semua transaksi kas kecil secara rinci dan sistematis sepanjang bulan.
• Setiap transaksi memiliki bukti yang sah (nota, kuitansi, dll).
• Laporan kas kecil diserahkan lengkap dan akurat di akhir bulan ke bagian akuntansi.
• Nilai transaksi tidak material (tidak terlalu besar atau berdampak signifikan terhadap laporan keuangan).
• Tidak memengaruhi pengambilan keputusan manajemen secara signifikan.

👉 Maka, pencatatan akuntansi resmi bisa dilakukan sekaligus di akhir bulan, tanpa melanggar prinsip akuntansi secara serius.

Hal ini biasa terjadi di bisnis kecil/UKM dimana akuntan tidak standby setiap hari, beban transaksi kas kecil biasanya rendah dan tidak signifikan secara finansial, dan proses pencatatan tetap dilakukan dan hanya pen-jurnal-an yang ditunda sampai akhir bulan.

Kasir tetap mencatat transaksi harian secara manual atau digital, seperti: tanggal transaksi, keterangan, jumlah, jenis beban, dan bukti transaksi. Pastikan ada kontrol internal agar tidak ada manipulasi atau kekeliruan dari kasir.

Prinsip materialitas (materiality) digunakan untuk pencatatan pada akhir bulan untuk metode fluktuatif. Dalam akuntansi, jika transaksi tidak signifikan terhadap total laporan keuangan, maka pencatatan boleh disederhanakan untuk efisiensi. Ini sering diterapkan pada:

• Beban ATK
• Biaya parkir, fotokopi
• Biaya snack, pulsa, dll

Misalnya, total kas kecil Rp1–2 juta per bulan dalam perusahaan dengan omzet ratusan juta, jelas tidak material.

PETTY CASH (KAS KECIL) Part 1

METODE IMPREST FUND 

Metode imprest fund dalam pengelolaan petty cash (kas kecil) adalah sistem pengelolaan dana kas kecil di mana jumlah dana yang tersedia selalu tetap (tetap atau “imprest”). Artinya, perusahaan menetapkan jumlah tertentu sebagai dana kas kecil dan setiap pengeluaran dicatat, lalu dilakukan pengisian kembali (reimbursement) agar saldo kas kecil kembali ke jumlah semula.

Cara kerja metode imprest fund:

1. Penetapan dana awal: Perusahaan menetapkan jumlah tetap untuk kas kecil, misalnya Rp1.000.000.
   
   
2. Pengeluaran dicatat: Setiap kali ada pengeluaran (misalnya untuk beli ATK atau bayar parkir), dilakukan pencatatan dengan bukti transaksi.
   
   
3. Tidak langsung dicatat di buku besar: Setiap transaksi tidak langsung dicatat di buku besar, tetapi hanya dicatat pada catatan kas kecil.
   
   
4. Pengisian kembali: Saat dana menipis atau pada akhir periode, kasir mengajukan pengisian kembali sesuai jumlah yang telah dikeluarkan. Misalnya, jika sudah dipakai Rp500.000, maka akan diisi kembali sebesar itu.
   
   
5. Pencatatan pengisian: Pada saat pengisian kembali, barulah seluruh pengeluaran dicatat dalam buku besar sesuai dengan jenis bebannya.
   

Contoh:

• Dana awal: Rp1.000.000.
• Pengeluaran: Rp200.000 untuk ATK, Rp300.000 untuk transportasi.
• Sisa dana: Rp500.000.
• Pengisian kembali: Rp500.000 → saldo kembali ke Rp1.000.000.

Kelebihan metode ini:

• Memudahkan pengendalian dana kecil.
• Mengurangi risiko penyalahgunaan.
• Mempermudah akuntansi karena pencatatan beban dilakukan sekaligus saat reimbursement.

Dalam metode imprest fund, tanggal pengisian kembali kas kecil tidak bersifat tetap, melainkan dilakukan berdasarkan kebutuhan. Namun, secara praktik umum, ada dua pendekatan yang biasa digunakan:

1. Pengisian kembali secara berkala (periode tertentu)

• Misalnya: setiap akhir minggu atau akhir bulan, tergantung kebijakan perusahaan.
• Cocok untuk perusahaan yang ingin pengendalian rutin dan konsistensi pencatatan akuntansi.

2. Pengisian kembali berdasarkan jumlah kas tersisa

• Dilakukan setiap kali dana kas kecil mendekati habis, tidak tergantung tanggal.
• Cocok untuk perusahaan dengan aktivitas kas kecil yang tidak menentu.

Jadi, tanggal pengisian kembali bisa fleksibel, tergantung:

• Frekuensi penggunaan.
• Kebijakan internal perusahaan.
• Kebutuhan akuntansi (misalnya pencatatan bulanan).

Seluruh transaksi kas kecil (baik pengeluaran maupun pengisian kembali) dicatat di laporan keuangan pada akhir bulan atau saat dilakukan pengisian kembali, bukan saat terjadi transaksi harian.

Dalam metode imprest fund, pengeluaran kas kecil tidak langsung dicatat di jurnal umum atau laporan keuangan saat terjadi, melainkan:

• Dicatat dulu secara internal di buku kas kecil (oleh petugas kas kecil).
• Saat dana diisi kembali (biasanya di akhir bulan), baru dilakukan pencatatan akuntansi resmi sebesar total pengeluaran selama periode tersebut.
• Sesuai kebijakan Perusahaan.

Pencatatan jurnal di akhir bulan saat pengisian kembali:

[Debit] Beban ATK                 Rp300.000 

[Debit] Beban Transportasi     Rp200.000 

     [Kredit] Kas / Bank                 Rp500.000

Keuntungan pencatatan di akhir bulan:

• Praktis, cukup satu jurnal ringkasan.
• Memudahkan rekonsiliasi dan pengendalian.
• Menghindari beban administrasi pencatatan terlalu banyak.